L’accesso agli atti amministrativi

La trasparenza amministrativa consiste, nella sua accezione più ampia, nell’assicurare la massima circolazione possibile delle informazioni sia all’interno del sistema amministrativo, sia fra quest’ultimo ed il mondo esterno.

L’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia, di pubblicità e di trasparenza, secondo le modalità previste dalla Legge, nonché dai principi dell’ordinamento comunitario (art. 1 della legge 241/1990 modificata e integrata dalla Legge 15/2005).

E’ evidente come questa legge abbia apportato importanti modifiche nei rapporti tra le pubbliche amministrazioni e i diritti dei cittadini.

Infatti non solo è previsto il diritto di prendere visione degli atti di un procedimento, ma anche che l’attività amministrativa deve ispirarsi al principio di trasparenza, inteso come accessibilità alla documentazione dell’amministrazione o ai riferimenti da quest’ultima utilizzati nell’assumere una determinata posizione.

Ciò consente ai cittadini di vedere garantiti i propri diritti nei confronti dell’amministrazione pubblica.

Ai sensi dell’art. 22 della legge 241/1990 è considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, foto cinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie, del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.

E’ possibile chiedere l’accesso agli atti amministrativi ai sensi della Legge 241/1990:

  • per ottenere copia o visionare un atto amministrativo;
  • per avere, in generale, un pronunciamento formale da parte di una pubblica amministrazione fondamentale per poter conoscere i motivi che l’hanno indotta a prendere un provvedimento, verificarli ed eventualmente smentirli;
  • sollecitare una risposta da parte della stessa amministrazione;
  • acquisire informazioni relative ad un procedimento amministrativo;
  • conoscere i presupposti e le ragioni giuridiche che ne hanno determinato la decisione;

Sono previste due modalità di accesso (ex D.P.R. 352/1992):

Accesso informale

Si esercita mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione competente a formare, o che ha già formato, l’atto conclusivo del procedimento e che lo detiene o lo deterrà stabilmente. Le pubbliche amministrazioni, al fine di facilitare i rapporti con i cittadini, e quindi l’accesso, hanno istituito un apposito ufficio: l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.), che esamina la richiesta immediatamente e senza formalità.

Accesso formale

Il cittadino può sempre presentare una richiesta formale, compilando un apposito modulo che le singole amministrazioni mettono a disposizione, oppure scrivendo l’istanza autonomamente, inviandola tramite raccomandata A/R, tramite posta elettronica ordinaria o posta elettronica certificata (p.e.c.) oppure depositandola a mano all’ufficio protocollo dell’amministrazione/ufficio.

In quest’ultimo caso l’ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta, così come previsto dal D.P.R. 352/92 (art. 4, comma 2).

E’ possibile però che sia l’amministrazione stessa a richiedere di presentare formale istanza; ciò si verifica se non è possibile accogliere immediatamente la richiesta in via informale, oppure se ci sono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sull’identità o i poteri rappresentativi.

Il diritto di accesso si esercita nei confronti di:

  • Amministrazioni dello Stato;
  • uffici pubblici;
  • aziende autonome;
  • enti pubblici;
  • concessionari di servizi pubblici.

L’accesso è escluso per i documenti coperti da segreto di Stato, nonché nei casi di segreto o divieto di divulgazione, secondo quanto previsto dall’ordinamento. Pertanto, è compito delle amministrazioni individuare gli atti conoscibili e quelli che necessitano di essere tutelati.

Il diritto di accesso può essere esercitato da tutti coloro che dimostrino di avere un interesse giuridicamente rilevante nei confronti dell’atto e/o del procedimento oggetto del diritto di accesso.

La richiesta di accesso dovrà essere inoltrata all’ufficio che ha formato il documento e che lo detiene stabilmente, ed è esercitabile fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenerlo.

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